Beheerdershandleiding
Hier vindt u alles wat u als beheerder kunt doen — van het goedkeuren van reserveringen tot het configureren van uw hele faciliteit.
Navigatie
Als beheerder bevat uw zijbalk alles wat medewerkers zien, plus:
- Financieel — Onbetaalde reserveringen en factuurtracking
- Accounts — Gebruikersaccountbeheer
- Reserveringen — Volledige beoordelingsworkflow
- Dagopvang — Dagopvangdatums beheren
- Bezetting — Capaciteitsplanningskalender
- Aankondigingen — Openbare mededelingen
- Periodes — Geblokkeerde datums beheren
- Configuratie — Faciliteitsinstellingen en prijzen
Wachtrijbadges: Rode badges op de zijbalk tonen hoeveel reserveringen en dagopvangdatums wachten op uw beoordeling.
Reserveringen beoordelen
In behandeling zijnde reserveringen bekijken
- Ga naar Beheerder → Reserveringen
- De pagina toont alle reserveringen, filterbaar op status
- Klik op In behandeling om te zien welke wachten op beoordeling
- Klik op een reservering voor details
Een reservering goedkeuren
- Open een reservering in behandeling
- Controleer de datums, huisdieren, diensten en klantinformatie
- Controleer de vaccinatiestatus — ontbrekende vaccinaties kunnen aandacht nodig hebben
- Klik op Goedkeuren
- Bekijk de goedkeuringsmail — controleer het Handlebars sjabloon
- Verzenden — de klant ontvangt een e-mail met bevestiging
Aanbetaling: Indien geconfigureerd kunnen reserveringen worden goedgekeurd als "wachtend op aanbetaling". De klant moet betalen voordat de reservering volledig is bevestigd. Onbetaalde reserveringen worden automatisch geannuleerd na de betalingstermijn.
Een reservering afwijzen
- Open een reservering
- Klik op Afwijzen
- Stel een afwijzingsmail op met de reden
- Verzenden — de klant wordt op de hoogte gesteld
Op wachtlijst plaatsen
- Open een reservering
- Klik op Standby
- De klant ontvangt een melding dat ze op de wachtlijst staan
- U kunt standby reserveringen later goedkeuren of afwijzen
Antwoorden op een reservering
Stuur een aangepast bericht zonder de status te wijzigen:
- Open een willekeurige reservering
- Klik op Beantwoorden
- Schrijf uw bericht
- Verzenden
Annuleringen afhandelen
Geannuleerde reserveringen finaliseren:
- Ga naar Beheerder → Reserveringen
- Zoek een geannuleerde reservering
- Klik op Annulering afhandelen
- Annuleringskosten worden automatisch berekend op basis van uw configuratie
Dagopvangdatums beheren
Dagopvang beoordelen
- Ga naar Beheerder → Dagopvang
- Bekijk de kalender met alle dagopvangdatums
- Filter op status (in behandeling, goedgekeurd, etc.)
- Selecteer meerdere datums voor bulkacties
Bulkoperaties
- Geselecteerde goedkeuren — Keur alle aangevinkte datums goed
- Geselecteerde afwijzen — Wijs alle aangevinkte datums af
- Geselecteerde op standby — Zet alle aangevinkte datums op de wachtlijst
Let op: Dagopvangoperaties versturen geen automatische e-mails. Klanten controleren hun status op de dagopvangpagina.
Financieel beheer
Overzicht
- Ga naar Beheerder → Financieel → Overzicht
- Bekijk alle onbetaalde reserveringen met:
- Klantnaam
- Reserveringsdatums
- Verschuldigd bedrag
- Dagen openstaand
- Filter op betalingsstatus
Reserveringsfacturen
- Ga naar Beheerder → Financieel → Reserveringen
- Bekijk factuurstatus voor alle goedgekeurde reserveringen
- Volg betalingen, openstaande bedragen en terugbetalingen
- Totalenrij vat alle financiële gegevens samen
SlimFact integratie: Indien geconfigureerd worden facturen automatisch aangemaakt en betalingsstatussen gesynchroniseerd. iDEAL-betalingen worden ondersteund.
Gebruikersaccounts
Accounts beheren
- Ga naar Beheerder → Accounts
- Zoek accounts op e-mail, naam of filter op rol
- Klik op een account om details te bekijken
Rollen toewijzen
- Open een account
- Voeg rollen toe:
- Beheerder — Volledige systeemtoegang
- Medewerker — Personeelsoperaties
- Manager — Gereserveerd voor toekomstig gebruik
- Stagiair — Gereserveerd voor toekomstig gebruik
- Verwijder rollen door op het verwijderpictogram te klikken
- Wijzigingen worden actief bij de volgende login
Bezettingskalender
Plan capaciteit met het maandelijkse bezettingsoverzicht.
- Ga naar Beheerder → Bezetting
- Selecteer een maand met de datumkiezer
- Elke dag toont twee getallen:
- B — Aantal pensionhuisdieren
- D — Aantal dagopvanghuisdieren
- Kleurcodering:
- 🟢 Groen — Ruim binnen capaciteit
- 🟡 Geel — Wordt druk
- 🟠 Oranje — Bijna vol
- 🔴 Rood — Op of over capaciteit
- Klik op een dag om naar de medewerkersagenda te gaan
Aankondigingen
Plaats mededelingen die op de openbare homepage verschijnen.
Een aankondiging maken
- Ga naar Beheerder → Aankondigingen
- Klik op Toevoegen
- Vul in:
- Titel — Korte kop
- Bericht — Volledige aankondigingstekst
- Type:
- Algemeen — Standaard mededeling
- Belangrijk — Uitgelichte mededeling
- Prioriteit — Zeer zichtbare mededeling
- Urgent — Blijvend popupvenster op de homepage
- Vervaldatum — Wanneer de aankondiging automatisch moet verdwijnen
- Klik op Opslaan
Aankondigingen beheren
- Bewerken — Titel, bericht, type of vervaldatum bijwerken
- Verwijderen — Een aankondiging onmiddellijk verwijderen
Periodes (Geblokkeerde datums)
Blokkeer datums wanneer uw pension niet beschikbaar is.
Een periode maken
- Ga naar Beheerder → Periodes
- Klik op Toevoegen
- Stel de begin- en einddatum in
- Kies een type:
- Niet beschikbaar voor alles — Geen reserveringen of dagopvang
- Niet beschikbaar voor reserveringen — Geen pension, dagopvang wel toegestaan
- Niet beschikbaar voor dagopvang — Geen dagopvang, pension wel toegestaan
- Voeg opmerkingen toe (zichtbaar voor medewerkers)
- Stel minimum beoordeling voor uitzondering in — laat hoog beoordeelde klanten toch boeken
- Klik op Opslaan
Periodes beheren
- Bewerken — Datums, type of opmerkingen aanpassen
- Verwijderen — Een periode verwijderen
Configuratie
De configuratiesectie beheert elk aspect van uw faciliteit. Bereikbaar via Beheerder → Configuratie.
Gebouwen
Definieer de fysieke indeling van uw faciliteit.
- Ga naar Configuratie → Gebouwen
- Klik op Toevoegen
- Voer gebouwnaam, locatie en beschrijving in
- Stel de weergavevolgorde in
- Klik op Opslaan
Kennels
Voeg kennels toe binnen elk gebouw.
- Ga naar Configuratie → Kennels
- Klik op Toevoegen
- Selecteer het gebouw waar deze kennel bij hoort
- Voer kennel naam, beschrijving en capaciteit in
- Stel weergave volgorde in
- Klik op Opslaan
Categorieën & Prijzen
Stel prijscategorieën in per soort en grootte.
- Ga naar Configuratie → Categorieën
- Klik op Toevoegen
- Selecteer soort (hond of kat)
- Voer categorie naam in (bijv. "Klein", "Middel", "Groot")
- Stel de basis prijs per dag in
- Stel weergave volgorde in
- Klik op Opslaan
Categorieprijzen (Datumgebaseerde wijzigingen)
Stel prijzen in die op specifieke datums wijzigen:
- Selecteer een categorie op de Categorieënpagina
- Voeg een categorieprijs toe met een ingangsdatum en prijs
- Prijzen worden automatisch toegepast vanaf de ingangsdatum
Openingstijden
Definieer wanneer klanten huisdieren kunnen brengen en halen.
- Ga naar Configuratie → Openingstijden
- Klik op Toevoegen
- Voer een naam in (bijv. "Ochtend brengen")
- Stel starttijd en eindtijd in
- Selecteer dagen van de week
- Kies een type:
- Aankomst — Brengtijdslot
- Vertrek — Haaltijdslot
- Alle — Zowel brengen als halen
- Stel startdag geteld en einddag geteld in:
- 1.0 = hele dag
- 0.5 = halve dag
- Markeer niet-beschikbare feestdagen
- Optioneel uitschakelen
- Klik op Opslaan
Diensten
Bied optionele extra diensten aan.
- Ga naar Configuratie → Diensten
- Klik op Toevoegen
- Voer dienst naam en beschrijving in
- Kies type:
- Afspraak — Geplande dienst (bijv. trimmen)
- Toeslag — Per verblijf (bijv. medicatietoediening)
- Stel de prijs in
- Optioneel verbergen of uitschakelen
- Klik op Opslaan
Dagopvangabonnementen
Maak prepaid dagopvangpakketten.
- Ga naar Configuratie → Dagopvangabonnementen
- Klik op Toevoegen
- Voer een beschrijving in (bijv. "10-dagen pakket")
- Stel het aantal dagen in
- Definieer de geldigheidsperiode in jaren, maanden en dagen
- Stel de prijs in
- Klik op Opslaan
Vakanties
Voeg vakantieperiodes met toeslagen toe.
- Ga naar Configuratie → Vakanties
- Klik op Toevoegen
- Voer een naam in (bijv. "Kerstvakantie")
- Stel startdatum en einddatum in
- Voer de toeslag per dag in
- Klik op Opslaan
Feestdaggegevens: Petboarding bevat vooraf geladen schoolvakantiedata voor meerdere landen. Configureer uw land in de omgevingsinstellingen.
Documenten
Bewerk juridische documenten die aan klanten worden getoond.
- Ga naar Configuratie → Documenten
- Bewerk de Algemene Voorwaarden
- Bewerk het Privacybeleid
- Wijzigingen worden onmiddellijk van kracht
E-mailsjablonen
Pas de e-mails aan die naar klanten worden verzonden.
- Ga naar Configuratie → E-mailsjablonen (indien ingeschakeld)
- Selecteer een sjabloon:
- Reservering goedgekeurd
- Reservering afgewezen
- Reservering op standby
- Reservering beantwoorden
- Bewerk het onderwerp en de inhoud met Handlebars variabelen:
{{customer.firstName}}— Voornaam van de klant{{startDate}}/{{endDate}}— Reserveringsdatums{{pets}}— Huisdiernamen{{invoiceUrl}}— Betaallink
Integraties
Controleer de status van verbonden diensten.
- Ga naar Configuratie → Integraties
- Bekijk de SlimFact integratiestatus
- Klik op Opnieuw authenticeren om de verbinding te vernieuwen
Huisdieren verwijderen (Permanent)
Beheerders kunnen huisdiergegevens permanent verwijderen:
- Ga naar het profiel van het huisdier
- Klik op Huisdier verwijderen
- Bevestig de verwijdering
Waarschuwing: Deze actie is onomkeerbaar. Overweeg om het huisdier als "overleden" te markeren.
Tips
- Beoordeel reserveringen dagelijks — Laat geen reserveringen in behandeling oplopen
- Controleer de bezettingskalender — Plan capaciteit voordat u grote reserveringen goedkeurt
- Configureer prijzen zorgvuldig — Test met een voorbeeldreservering na het wijzigen van categorieën of prijzen
- Gebruik aankondigingen proactief — Plaats vakantieschema's en sluitingsdata vroegtijdig
- Monitor financiën regelmatig — Volg onbetaalde reserveringen voor cashflowbeheer